Действенные методы оптимизации работы с документами

Начинать оптимизацию бумажной работы стоит с правильной организации рабочего пространства.

Уже на подступах к кабинету вы слышите надрывающийся телефонный звонок. Собрав остатки сил для решающего броска, вы в спешке роняете портфель на стол и хватаетесь за трубку. На проводе важный клиент. Вы долго его «обрабатывали», и вот он, наконец, дозрел. Цель звонка - уточнить некоторые детали в документе, который вы ему недавно переслали. Судорожно перебирая кипу бумаг, вы, как обычно, встречаете все документы, кроме необходимого. Через несколько напряженных минут, когда ваш собеседник уже начал терять терпение, вы наконец находите необходимую бумагу. Но разговор уже безнадежно скомкан…

Не правда ли, знакомая ситуация? Сколько раз, когда вам срочно необходимо найти нужный документ, вы проклинали свою неорганизованность и зарекались выкинуть горы ненужных бумаг, которые захламляют ваш стол? Однако эти периодические «чистки» приводят лишь к временному результату. Уже через неделю вы в который раз убеждаетесь, что засилие бумажного хлама неистребимо.

По статистике бумажная работа занимает у управленцев не менее 50% рабочего времени. Фактически, если суметь более рационально организовать работу с бумагами, можно реально повысить производительность труда без необходимости задерживаться после работы или брать работу на дом.

Начинать оптимизацию бумажной работы стоит с правильной организации рабочего пространства.

В большинстве кабинетов стеллажи с документами находятся в противоположных углах комнаты. В этом случае неизвестно, что более рационально: хранить рабочие документы на специальных стеллажах и постоянно к ним бегать или оставить все необходимое под рукой на столе и путаться в кипах бумаг. Отсюда вывод: если ваша деятельность связана с необходимостью постоянного обращения к различным документам, просто поставьте шкаф для документов рядом с вашим креслом. Поверьте, производительность возрастет в десятки раз!

Для удобства хранения документов можно завести глубокие ящики (аналог банковским), в которых документы размещены вертикально, и поиск производится по подписанным корешкам файлов. Такая система хранения документов наиболее широко распространена на западе.

Очень удобны для работы со срочными документами настенные карманы для документов. У секретаря они могут использоваться, например, для сортировки входящей и исходящей корреспонденции. Для хранения справочной литературы или нормативных актов, к которым часто приходится обращаться, можно прибить над столом навесную полку. Для хранения личных вещей используйте напольные ящики. Если вы отслеживаете специализированные издания, приобретите держатель для журналов. Он не только сэкономит место, но и позволит систематизировать периодику.

Итак, рабочее пространство организовано оптимально – пора переходить к систематизации документов.

Начнем с ненужного. Без сожаления избавьтесь от рекламных буклетов, старых газет и журналов, копий документов (если у вас есть оригиналы), старых отчетов и черновиков, писем и предложений.

Для оставшихся документов заведите специальные папки. Присваивая папкам то или иное название, подумайте, в каком контексте вам может понадобиться этот документ. Если бы вам нужно было его найти, в каком разделе вы стали бы его искать? Давайте папкам достаточно конкретные, но при этом емкие названия. Так отчет о продажах керамической плитки за октябрь, например, стоит поместить в папку «отчеты о продажах (октябрь)» или в папку «продажи керамической плитки 2008 г.», но никак не в специальную папку «отчет о продаже керамической плитки за октябрь».

Консультант по вопросам организации времени Джулия Моргенстерн рекомендует рассортировать еще и папки по категориям. Для простоты поиска папки с документами, относящимися к финансам, например, могут быть зеленые, с документами по рекламе и маркетингу – красные, персоналу – синие, развитию компании – оранжевые и т.п. В этом случае цвет папки будет определенным индикатором ее содержания, что также значительно упростит процесс поиска необходимой информации.

Скорее всего у вас останется ряд документов, которые вам в принципе не нужны, но возможно когда-либо понадобятся. В этом случае составьте перечень этих документов, а сами папки снесите в архив.

Итак, все документы пересмотрены и разложены по соответствующим папкам. Прежде чем разместить их на стеллажах, составьте полный перечень названий папок с учетом соответствующей категории (цвета).

На этом работу по систематизации деловых бумаг можно считать завершенной.

Однако, чтобы существующий порядок сохранился, необходимо выработать единую методику работы с документами и в будущем ее неуклонно придерживаться.

Удобной, на наш взгляд, представляется методика работы с документами Маршалла Кука «принцип одного касания».

Руководствуясь этим принципом, вы должны, получив документы, сразу решить, что с ними делать: прочитать, ответить, делегировать, выбросить.

Если входящее письмо или запрос требует короткого ответа – сразу же отвечайте на него.

Специалисты рекомендуют завести правило держать под рукой три папки: "СДЕЛАТЬ", "ПРОЧИТАТЬ", "СОХРАНИТЬ". Это позволит проводить первоначальный фильтр документов. При этом к каждому документу из папки "СДЕЛАТЬ" рекомендуется прикрепить цветной листок с пометкой, что именно и к какому сроку нужно выполнить (или надписать карандашом на полях). Таким простым способом уже на начальной стадии знакомства с документами вы сможете определить приоритетность дел.

Если же вам сложно сразу решить, стоит выкинуть этот документ или его оставить, отложите его в отдельную папку. В конце недели все собранные в этой папке документы пересмотрите: скорее всего, вы уже сможете определиться, что с ними делать.

И перед тем как перейти к проблеме сортировки документации на компьютере последняя рекомендация: раз в полгода или год необходимо проводить генеральную ревизию документов. Ото всех ненужных и устаревших документов стоит избавляться без сожаления. Хорошим подспорьем в этом случаем является «тест карандашных точек», предложенный все той же Джулией Моргенстерн. Суть его в следующем: заведите за правило, каждый раз, когда берете в руки какую-либо папку с документами, ставьте вверху на обложке карандашом точку. Через год, просматривая папки, автоматически выбрасывайте те, не которых не окажется ни одной точки.

Итак, с бумагами мы разобрались, самое время добраться до компьютерных файлов.

Поскольку, в отличие от бумажных носителей, информация на компьютере не занимает ценные квадратные метры рабочего пространства и при этом имеет свойство накапливаться до бесконечности (ну или почти до бесконечности), то руки до ее систематизации доходят только тогда, когда ее объем превысил критическую массу и легче «грохнуть» весь диск, чем разобраться в километрах хранящихся в памяти компьютера файлов.

И все же давайте вдохнем поглубже и попробуем сделать невозможное. Для начала воспользуемся великолепным свойством компьютерного сортировщика и отберем все документы, которым больше года. В идеале их стоит переписать на отдельный CD-диск и удалить из памяти. С ними вы разберетесь позднее. Если у вас не установлен пишущий CD-ROM, то вынесите все старые файлы в одну директорию и забудьте о них на время.

Теперь просмотрим оставшиеся документы. Рассортируйте их по датам «от настоящего к прошлому» и начинайте просматривать, начиная с файлов, сохраненных последними, а значит, самых актуальных.

Главный вопрос, на который вы должны себе отвечать, просматривая каждый документ, действительно ли мне он необходим. Без раздумий удаляйте черновики документов, пустые папки и файлы, одинаковые документы с разными именами и просто файлы с устаревшей информацией. Если сомневаетесь, пригодится ли вам документ, – отправьте его в специально созданную папку. Позже вы примете окончательное решение в отношении них, а сейчас главное не останавливаться и продолжать сортировку документов.

Также рекомендуется удалять документы, оригиналы которых хранятся у вас в распечатанном виде. Зачем перегружать компьютер копиями. Если вам когда-либо понадобится этот документ, всегда есть сканер.

Как и в случае с систематизацией бумаг, главное - правильно озаглавить папки, в которые вы будете складывать файлы. Названия папок должны максимально четко и однозначно отражать суть собранной информации. Кстати, названия файлов в идеале также должны понятно отражать их содержание. Да вы, наверное, и сами об этом уже догадались, нервно открывая очередной файл под таинственным названием «документ5». По крайней мере, теперь вы знаете о важности понятного названия для каждого файла.

Итак, вернемся к систематизации по папкам. Важное замечание: для удобства работы с документами настоятельно рекомендуем группировать файлы в зависимости от одной тематики, а не способа или источника получения. Другими словами, появление папок «факсы», «электронная почта» и «служебные записки Иван Иваныча» особой систематизации в ваши документы не внесут и поиск нужной информации не облегчат.

И еще одно замечание. В отличие от подхода к сортировке бумаг, где особая детализация тем и появление большого количества папок с несколькими документами не поощрялась, при систематизации компьютерных файлов рекомендуется создание такого количества папок, которое позволит разложить собранные документы не только по общим темам, но и по разделам и подразделам.

И, кстати, если при сортировке бумаг мы рекомендовали всегда учитывать дату создания документа, чтобы не перебирать кипу устаревших бумаг, то в случае компьютерной систематизации время создания документа перестает иметь критическое значение (еще раз спасибо сортировщику!) для создания отдельной папки.

Итак, все документы, наконец, разобраны. Теперь осталось объединить полученные папки между собой в зависимости от направления деятельности (финансы, маркетинг, персонал и т.д.).

Если все основные папки с документами вы решите держать на рабочем столе, то стоит подобрать им соответствующие и (главное!) яркие иконки. Это не только сэкономит вам несколько секунд на поиск нужной папки, но и поднимет настроение.

И последнее, для того, чтобы подобные «чистки» вам в будущем приходилось делать все реже, возьмите за правило сразу сортировать все входящие и вновь созданные документы. Особенно это касается электронной почты, которая является одним из основных источников «мусора», захламляющего компьютер. Обязательно установите фильтры на входящую почту, чтобы исключить СПАМ. А с полученными письмами поступайте так же, как и с любым входящим документом: ответьте, сохраните, распечатайте или удалите.

Татьяна Никитина

© www.live-and-learn.ru - психологический портал центра "1000 идей"

Авторская разработка центра - методика работы с бессознательным с помощью психологических карт. Подробнее...

Применение карт Таро в работе психолога. Обзор карты Королева монет (пентаклей) в системе Таро Райдера-Уэйта, в системе Таро Алистера Кроули и системах Таро 1000 идей и 1000 жизней.
Как использовать карты Таро в работе психолога. Обзор карты Семерка жезлов в системе Таро Райдера-Уэйта, в системе Таро Алистера Кроули и системах Таро 1000 идей и 1000 жизней.
Понятия НЛП диссоциированное состояние и ассоциированное состояние, с помощью которых можно справиться с неприятными воспоминаниями из прошлого
Итог личностного роста - конгруэнтный тип. Смотрите. Завидуйте...
Описание и анализ первого невротического «состояния выживания» по Вирджинии Сатир
Когда Вы вдруг ощущаете, что Ваша зона комфорта сжимается, съёживается, давит на Вас со всех сторон и Вам в ней уже совсем некомфортно, не спешите вздымать к небу кулаки и ругаться с Богом, как Иов Мн...
Психотерапия возрождает ритуал трапезы: как и зачем